Virtueel vergaderen met meer plezier: Echt virtueel vergaderen
Online vergaderingen zijn nu een essentiële stap in het creëren van een samenwerkingscultuur die de kern vormt van organisaties in de 21e eeuw.
Virtuele vergaderingen zijn een fantastische manier om teams bij elkaar te brengen en toptalent te behouden. Het enige nadeel is dat het een extra laag complexiteit toevoegt aan je Zoom-, Jitsi- of MS Teams-vergadering.
De juiste apparatuur voor videoconferenties en vlotte communicatie kan een uitdaging zijn. Werken in virtuele teams is wonderbaarlijk eenvoudig - je moet alleen weten hoe.
In dit artikel laten we u zien hoe u videoconferentiekaarten kunt gebruiken om met succes virtuele teams te leiden en meer plezier en ontspanning in elke videoconferentie te brengen.
Inhoudsopgave
- Plan uw vergadering als een pro
- Bespreek technische storingen met stijl
- Harde geluiden op de achtergrond! Gelieve te dempen!
- Ik kan je niet horen! Ben ik het of jij?
- foto bevroren? Of ligt het aan mijn internetverbinding?
- Dingen die u kunt doen om discussie en deelname aan online vergaderingen aan te moedigen
- Groen licht voor goede ideeën
- Ik zie rood: erken behoefte aan discussie
- De kaart voor je inspiratieflits
- Het STOP-teken in elke online meeting
- Het stemmingskanon
- Wat te doen als er niets nieuws te melden valt?
- Zo maak je elke vergadering wat losser
- "Ik ben even weg"
- De stille uitgang
- Voor meer plezier en communicatie
Plan uw vergadering als een pro
In plaats van alleen een open vergadering te houden, wordt het vaak aanbevolen om voorafgaand aan de vergadering een agenda naar aanwezigen te sturen.
Dit kan zinvol zijn voor online workshops waarin resultaatgericht gewerkt wordt. Ook bij voorlichtingsbijeenkomsten is een agenda een must.
Maar moet er voor elke vergadering een agenda worden opgestuurd?
Het antwoord: het hangt ervan af!
Veel bedrijven bieden online meetings aan, waarbij het gaat om de algemene uitwisseling van collega's en een ontspannen gesprek op de voorgrond staat. Hier wordt u op de hoogte gehouden van de actuele status van lopende projecten.
Onze aanbeveling voor videoconferenties: denk in formaten!
Een videoconferentie is niet altijd een goed idee, een e-mail of een telefoontje kan meestal voldoende zijn voor korte discussies.
Welke formaten moeten uw videoconferenties bevatten of welke doelen moeten videoconferenties dienen?
Hier zijn enkele indelingen voor videoconferenties:
- informatie evenement, zoals B. Stand-ups, personeelsbijeenkomsten
- Coffee talk: ontspannen uitwisseling tussen collega's, small talk
- Wekelijks: Teamoverleg, prioritering van huidige TO DO's in het team
- Online workshop: Gezamenlijk ontwikkelen van vragen en de antwoorden
Lees in een andere blogpost 5 tips om er professioneler uit te zien tijdens uw volgende videoconferentie .
Bij het plannen van uw vergadering dient u zich ervan bewust te zijn onder welk format de vergadering valt en of er enige voorbereiding nodig is.
Afhankelijk van het format stuur je per mail een agenda en heel belangrijk - de uitnodigingslink naar de online meeting - naar de deelnemers.
De uitnodigingslink wordt vaak vergeten. Deelnemers moeten in hun vele e-mails naar een link zoeken en zijn te laat.
Bespreek technische storingen met stijl
Vooral aan het begin van een videoconferentie ervaren sommige deelnemers technische problemen.
Zinnen als "Kun je me horen?" en "Staat mijn camera aan?" iedereen kent het en behoort tot het verleden na meer dan een jaar thuiswerken.
Een vergadering moet beginnen met een warm welkom van alle deelnemers.
Videoconferentiekaarten zijn sowieso handig om andere deelnemers te informeren over technische problemen!
Selecteer gewoon de juiste kaart en houd deze voor de webcam. Hier zijn een paar technische glitches-kaarten die u kunt gebruiken zonder de lopende presentatie te onderbreken:
Harde geluiden op de achtergrond! Gelieve te dempen!
Iemand typt luid op zijn toetsenbord en je kunt niet identificeren wie dat zou kunnen zijn.
De persoon wordt hiervan op de hoogte gebracht zodra meerdere deelnemers dezelfde kaart in de webcam houden.
Ik kan je niet horen! Ben ik het of jij?
De spreker kan niet in de chat kijken omdat hij aan het presenteren is.
Je realiseert je dat jij degene bent met de technische problemen zodra je de enige bent die de kaart omhoog houdt.
foto bevroren! Of ligt het aan mijn internetverbinding?
Vergelijkbaar met de vorige kaart: om te controleren of de technische fout bij de docent of bij jezelf ligt.
Dingen die u kunt doen om discussie en deelname aan online vergaderingen aan te moedigen
Een workshop gedijt bij actieve participatie en levendige discussies. Hier steken jouw toptalenten de koppen bij elkaar om als team oplossingen voor problemen uit te werken.
Als digitale leider moet u ervoor zorgen dat uw teams en managers videoconferenties effectief gebruiken en discussie en participatie stimuleren.
Daarom hebben we een eenvoudige manier gecreëerd om online meetings gericht te modereren en tegelijkertijd te zorgen voor een actievere deelname: met videoconferentiekaarten !
Dankzij het intuïtieve ontwerp en de bekende emoji's begeleiden, ondersteunen en motiveren de videoconferentiekaarten alle deelnemers om actief deel te nemen aan het oplossingsproces.
De volgende communicatiekaarten zijn geschikt om discussies te bevorderen en een beeld te krijgen van de stemming in uw team:
Groen licht voor goede ideeën
Ik zie rood: herken discussies
De kaart voor je inspiratieflits
Een deelnemer spreekt geen afwijzing uit, maar wil graag nog belangrijke informatie toevoegen aan een stelling of argumentatie van de vorige spreker. Hiervoor kan de persoon deze groene kaart omhoog houden en hiermee aangeven dat hij een stap verder wil gaan.
Het STOP-teken in elke online meeting
Deze rode kaart laat duidelijk zien dat ze niet komen.
Let als moderator goed op deze rode kaart om een punt in een discussie af te ronden en daarna belangrijke punten te herhalen.
Een korte samenvatting en uw vraag over wat er specifiek niet begrepen werd, helpt andere deelnemers om weer deel te nemen aan de discussie.
Door de tot nu toe genoemde punten kort te herhalen, controleer je ook de juistheid van de informatie en of anderen hetzelfde begrip hebben als jij.
Het stemmingskanon
Motiveert alle deelnemers om hun ideeën uit te voeren en moedigt hen aan in hun acties.
Wat te doen als er niets nieuws te melden valt?
Discussies die niets meer met het eigenlijke onderwerp te maken hebben, dienen zo vroeg mogelijk te worden stopgezet.
Maar in de meeste gevallen is het moeilijk iemands spraakstroom abrupt te onderbreken.
Het is beter om de spreker aan te geven dat hij niet meer bij het onderwerp is door beleefd de GAME CHANGER-kaart vast te houden.We draaien in een cirkel .
Zo voelt niemand zich beledigd en is de communicatie bovenal waarderend en effectief .
Zo maak je elke vergadering wat losser
Uiterlijk met deze kaart gaan alle deelnemers akkoord! Een eerder "nee" wordt nu definitief een "ja".
Gebruik pauzes strategisch om een vergadering te onderbreken en deelnemers de ruimte te geven om na te denken.
Bij langere vergaderingen raden we aan om uiterlijk na een uur een korte pauze voor u en uw deelnemers in te plannen.
"Ik ben even weg"
De eigen afwezigheid tijdens een vergadering kan op een charmante manier worden verontschuldigd. Iedereen weet dat de persoon even weg is zonder dat de persoon de presentator hoeft te onderbreken.
De stille uitgang
Ontwerp teambijeenkomsten met plezier en humor
Videoconferenties en online workshops kunnen erg leuk zijn - mits de communicatie goed is! Dit vereist goed virtueel leiderschap dat succesvol virtueel teamwerk mogelijk maakt. Maak uw teamvergadering informeel en onderhoudend.
Met deze moderatiekaartenset kan uw team ondanks de fysieke afstand betrokken raken bij discussies en ideeën coördineren. Of het nu gaat om virtuele conferenties, online trainingen of een virtuele workshop: goede moderatie is altijd belangrijk.
Gebruik onze kaarten voor videoconferenties om vergaderingen interactiever en leuker te maken voor alle betrokkenen. De moderatiekaarten zijn een aanvulling op elke moderatiezaak en kunnen de communicatieproblemen van jou en je team snel oplossen.
