Microsoft Dynamics 365 Business Central Einführung

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central - oder kurz ausgesprochen Business Central - ist eine Standard ERP-Software von Microsoft und der Nachfolger von der älteren Version Microsoft Dynamics NAV.

ERP ist die Abkürzung von " Enterprise Ressource Planning" und stellt eine zentrale Datenbank dar, in der sämtliche Informationsflüsse von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens abgebildet werden.

Mit einfachen Worten ausgedrückt hilft ein ERP-System Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu steuern, indem Sie schnell und übersichtlich auf Ihre relevanten Daten zugreifen können.

So können Sie mit nur wenigen Klicks eine Übersicht über Ihren Umsatz, Ihre Verbindlichkeiten und Forderungen, Fertigungsaufträge, Lagerbestände und Rechnungen erhalten. Eine ausführliche Management Summary darüber, was Business Central alles kann, hilft Entscheidern dabei zu evaluieren, inwiefern Business Central für das eigene Unternehmen geeignet ist.

Viele verwechseln leider Microsoft Dynamics 365 mit Business Central oder verstehen unter Dynamics 365 das ERP-System Business Central. Hierbei handelt es sich aber um zwei unterschiedliche Lösungen von Microsoft!

Als Standard ERP-Software vereint Business Central die Finanzbuchhaltung, den Ein- und Verkauf, die Produktion, das Lager und die Logistik miteinander. 

Durch sogenannte Add-Ons und Apps in Business Central, die Branchenlösungen oder einzelne Funktionalitäten für einen spezifischen Fachbereich, wie z. B. dem Controlling, mit sich bringen, lässt sich der Standard von Business Central erweitern.

In Business Central lassen sich wichtige Geschäftsprozesse digitalisieren und gewissermaßen automatisieren. So kann direkt über Business Central ein Angebot erfasst und per E-Mail an einen Kunden verschickt werden.

Nimmt der Kunde das Angebot an, kann ebenfalls über Business Central eine Auftragsbestätigung versendet werden und nach einer erfolgreichen Auftragsbearbeitung eine Rechnung verschickt werden. 

Erfahren Sie in unserer Business Central Management Summary, inwiefern Sie mit Business Central Ihren Prozess der Auftragsabwicklung und -erbringung automatisieren können.

 

Auch für die Bereiche Einkauf, Produktion und Logistik lassen sich viele Abläufe in Business Central effizienter gestalten.

Das Postenprinzip in Business Central macht es möglich, Vorgänge der Benutzer nachzuvollziehen und Transparenz innerhalb von Teams zu schaffen.

Die Vorteile von Business Central

Einfache Bedienung unterstützt durch modernes User-Interface

Egal, welches ERP-System Sie nutzen:

Eine hohe Anwenderakzeptanz ist einer der drei Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche ERP-Einführung. 

Steigern Sie die Anwenderkakzeptanz und den Veränderungswillen mithilfe eines modernen und intuitiven User Interfaces.

Das moderne User Interface von Business Central kann über den Laptop, über das Smartphone oder Tablet aufgerufen werden.

Erfahren Sie in unserer Management Summary 7 geheime Tipps, wie Sie die Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft in Ihrem Unternehmen steigern können.

 

 

Niedrige Gesamtkosten dank überschaubarem Preismodell

Im Gegensatz zu den Vorgängerversionen ist das Preismodell bei Business Central deutlich transparenter gestaltet. Dank des Mietmodells sind die Einstiegskosten mit 7€ pro Monat pro User relativ gering.

Alles, was für die Nutzung von Business Central benötigt wird, ist eine stabile Internetverbindung sowie ein internetfähiges Gerät, wie ein Laptop. Dank der Cloud fallen hohe Investitionskosten in Server und deren Wartung weg.

Voll-integrierte Microsoft-Ökonomie: Nahtloses Zusammenspiel aller Microsoft Apps

Business Central, Outlook, Microsoft Teams und Sharepoint - In allen Apps sorgt Microsoft für eine ähnliche User Experience.

In Business Central lassen sich problemlos Listen von Daten in Excel importieren und Outlook ist integriert, sodass direkt aus Business Central heraus Angebot per E-Mail verschickt werden können.

Umfangreich auf Ihre Bedürfnisse individualisierbar

Das Besondere an Business Central sind die umfangreichen Individualisierungsmöglichkeiten. Zum einen lässt sich im Frontend, in der Benutzeroberfläche - in Business Central auch "Rollencenter" genannt - personalisieren. Sämtliche Menüpunkte, Funktionalitäten, Kacheln und Felder lassen sich mit wenigen Klicks mühelos verschieben sowie ein- und ausblenden.

Dieser hohe Personalisierungsgrad erhöht die Anwenderakzeptanz, welche ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei einer Business Central Einführung ist.

Auch das Backend lässt sich anpassen, um eine Speziallösung für Kundenbedürfnisse zu entwickeln.

Zahlreiche Schnittstellen Integration möglich

Über Microsoft AppSource sind derzeit über 2.800 Apps und Add-Ons von Drittanbietern verfügbar, mit denen sich der Standard von Business Central erweitern lässt und sich sämtliche Schnittschnellen zu z. B. Shopify integrieren lassen. Business Central lässt sich auch mit Microsoft 365, der Power Platform und der Azure Cloud Platform erweitern und ermöglicht nicht nur einen globalen Zugriff, sondern verbessert dadurch auch die Sicherheit sowie die Flexibilität.

Kostenlose Demo-Version verfügbar

Microsoft bietet eine kostenlose Demo-Version  von Business Central an, bei der es keine Beschränkung der Testlaufzeit gibt. In dieser Testversion ist der altbekannte CRONUS Mandant eingerichtet.

Immer up-to-date bleiben dank automatischer Updates

Dank der automatischen Updates von Microsoft können Sie sich entspannt zurücklehnen, was die Kosten und den Aufwand hinsichtlich Upgrades, Backup und Patches anbetrifft.

Zweimal im Jahr, im April und im Oktober, werden neue Upgrades über sogenannte Veröffentlichungswellen eingeführt.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit zu entscheiden, wann die neuesten Upgrades in Ihrer Umgebung wirksam werden sollen und können die von Microsoft geplanten Upgrades einsehen.

Sie brauchen sich auch keine Gedanken über Fehlerbehebung oder Produktivitätsverlust machen, sobald Patches auftreten sollten. Auch hierum kümmert sich Microsoft.

Des Weiteren unterstützt Business Central auch Notfallwiederherstellung und führt automatische Sicherungen durch, womit Ihre Daten bis zu 30 Tage lang gespeichert werden.

Smarte Entscheidungen treffen durch Advanced Analytics

Über integrierte KI-Funktionen können Benutzer in Business Central auf Daten in mehreren Dimensionen zugreifen.

Anhand von Cashflow-Prognosen und Verzugsprognosen werden zu spät eingehende Zahlungen aufgedeckt und die Finanzen transparent dargestellt.

Auch lässt sich das Datenvisualisierungs-Tool Microsoft Power BI vollumfänglich in Business Central synchronisieren, sodass der Überblick über Diagramme, Grafiken und Dashboards mit den wichtigsten Metriken immer greifbar ist.

 

 

Ausführliche Microsoft Dokumentationen und Lernpfade für Anwender inklusive

Microsoft bietet neben ausführlichen Dokumentationen zu Business Central auch Lernpfade an. Über die Lernpfade können Anwender sich das Fachwissen per Kurzvideos und Wissensabfragen eigenständig aneignen

Gemeinsamkeiten zwischen Business Central und SAP

Ab einem gewissen Punkt stehen Unternehmen vor derselben Herausforderung:

Fürs Wachstum muss die IT berücksichtigt werden, doch wie muss eine langfristige IT-Strategie aussehen, damit Prozesse, Tools und Ressourcen mit dem Unternehmen wachsen können?

Schließlich wird es mit der Zeit mehr Anwender, Transaktionen sowie Daten geben und die Fülle an Anforderungen steigt ebenfalls. Um zunehmenden Anforderungen gerecht zu werden und eine flexible IT-Struktur etablieren zu können, muss das ERP-System ebenso flexibel aufgebaut sein.

Hierbei stellen sich oft Unternehmen, die jahrelang SAP im Einsatz haben, die Frage, ob eine Umstellung auf Business Central langfristig sinnvoll ist.
Im Folgenden werden die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede zwischen Business Central und SAP herausgestellt.

Schlanke Kostenstruktur dank Cloud Anwendung

Hohe Investitionskosten und Kapitalbindung in Kauf nehmen oder lieber eine flexible, skalierbare Kostenstruktur mit niedrigen Einstiegskosten wählen?

Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen sind Cloud Anwendungen auf Kosteneinsparungen durch flexible Preismodelle und der Überwachung über den Verbrauch von Ressourcen ausgelegt.

Umfangreiche Module

Sowohl in SAP, als auch in Business Central werden über verschiedene Module sämtliche Fachbereiche und Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens abgebildet. Das Herzstück bildet hierbei immer das Finanzmanagement, denn: Jeder Ablauf in einem ERP-System landet letzten Endes in der Finanzbuchhaltung (Fibu).

 

Automatisierte Rechnungsbuchung und Zahlungsläufe

Zahlungsverzögerungen zerstören nachhaltig Lieferantenbeziehungen, ruinieren die Liquiditätsplanung und führen dazu, dass Sie Skontenfristen versäumen. All das, weil Papierrechnungen (noch) Überhand haben und die Zettelwirtschaft aufrecht erhalten werden muss.

Schneller Rechnungen verarbeiten - Das ist das, was eine effiziente Buchhaltung ausmacht.

Sowohl in SAP, als auch in Business Central können Rechnungen elektronisch und automatisiert erkannt, einer bestehenden Bestellung zugeordnet und automatisiert gebucht werden.

Unterschiede zwischen Business Central und SAP

CRM Integration

Das goldene Duo aus CRM und ERP ist in Business Central genau an der richtigen Stelle und hebt Business Central von vielen anderen ERP-Software ab. 

In jedem Kontakt können über eine sogenannten Historie die wichtigsten Aktivitäten mit Kunden transparent eingesehen werden. Dazu gehören z. B.:

• Auftragsbestätigungen
• Kontoauszüge
• Allgemeiner Schriftverkehr

Über die Liste der Posten gibt es eine Übersicht über vergangene Transaktionen zu einem Kontakt, beispielsweise Rechnungen und Gutschriften.

Individuelle Anpassungen ohne Programmierkenntnisse nur in Business Central möglich

Individuelle Anpassungen in ERP-System setzen in der Regel Programmieraufwand voraus, der bei jedem Update erneut anfällt.

Über Microsoft AppSource ist es in Business Central möglich, kleine Anpassungen, wie z. B. das Hinzufügen von neuen Feldern, per No-Code selber im Unternehmen durchzuführen. Sprich: Benutzer können ganz ohne Programmierkenntnisse schnell eigene Felder hinzufügen. 

Business Central ganz einfach und ohne Installation öffnen

Business Central läuft über einen Webclient und benötigt keinen Download. Um Business Central vollumfänglich nutzen zu können, können Sie zwischen drei Business Central Lizenzen auswählen.

Über die Office-Startseite kann die App Business Central geöffnet werden. Beim Öffnen ist darauf zu achten, die richtige Umgebung auszuwählen und den  Mandanten zu prüfen.

Die Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche - oder auch "Rollencenter" genannt - ist die Startseite für jeden Anwender in Business Central, sobald man sich eingeloggt hat.

Je nach Benutzerrolle, die einem als Anwender zugewiesen wurde, werden auf der Benutzeroberfläche unterschiedliche Funktionalitäten angezeigt. 
Das Rollencenter besteht aus einem zentralen Dashboard und enthält auf die Rolle zugeschnittene Listen und Kacheln.

So wird ein Anwender mit der Rolle des Vertriebs- und Marketingmanagers sämtliche Listen und Funktionen im Bereich Verkauf, ein Anwender aus dem Bereich Einkauf dementsprechend Funktion im Bereich Einkauf angezeigt bekommen. 

Beispielsweise enthält Business Central eine Hauptliste aller Ihrer Kunden und ihrer ausstehenden Salden, auf die Sie einfach klicken und deren Transaktionen, Kommunikation und historische Daten einsehen können.

Über das Rollencenter greifen Anwender direkt auf die wichtigsten Listen an Daten zu, sehen über sogenannte Kacheln den Bearbeitungsstatus von z. B. Rechnungen, Aufträgen oder Bestellungen.