Business Central Genehmigungsworkflows nutzen – So automatisieren Entscheider ihre Freigaben

Manuelle Freigaben von Rechnungen, Zahlungen oder Stammdaten kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch das Risiko von Fehlern und fehlender Compliance.
Viele CFOs und Finanzleiter fragen sich:

• Wie können wir sicherstellen, dass keine fehlerhaften Buchungen oder unautorisierte Zahlungen erfolgen?

• Wie vermeiden wir aufwendige E-Mail-Freigabeschleifen oder intransparente Abstimmungsprozesse?

• Wie können wir Compliance-Vorgaben wie Vier-Augen-Prinzip oder Genehmigungsgrenzen effizient umsetzen?

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie Freigabeprozesse flexibel automatisieren – vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsausführung.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Genehmigungsworkflows optimal einsetzen, typische Fehlerquellen eliminieren und Ihre Finanzprozesse nachhaltig absichern.

Welche Genehmigungsworkflows gibt es im Standard?

Im Business Central Standard gibt es folgende Workflowvorlagen:

           Stammdaten

• Anlage eine neuen Debitoren 
• Anlage eines neuen Kreditoren
• Anlage eines neuen Artikels
  
  Finanzen
  
  
• E-Belege an Dienst senden
• Genehmigungsworkflow für ein Fibu-Buchblatt
• Genehmigungsworkflow für eine Fibu-Buchblattzeile
  
  Einkauf
  
  
• Anlage eines neuen Kreditoren
• Rahmenbestellungen
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrechnung
• Bestellung
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsreklamation
• Anlage eines neuen Artikels
  
  Verkauf
  
  
• Anlage eines neuen Debitoren
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnungskreditlimit
• Verkaufsreklamation 
• VK-Preis Änderung eines Artikels
• Debitorenkreditlimitänderung
• Anlage eines neuen Artikels

Wie richtige ich Genehmigungen im Standard ein?

In einigen Geschäftsvorfällen, wie z. B bei einer größeren Anzahlung an einen Lieferanten, macht es Sinn, Einkaufsrechnungen vor Buchung oder Zahlung genehmigen zu lassen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie über die Suche auf die Seite Workflows.
   
   
2. Über Neu aus Vorlage wählen Sie Workflow Einkaufsrechnungsgenehmigung.
   
   
   

Wie richte ich Vertreterregelungen ein?

In der Praxis kann es immer wieder vorkommen, dass ein Genehmiger – etwa ein Abteilungsleiter – aufgrund von Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten nicht zur Verfügung steht.
Um solche Engpässe im Freigabeprozess zu vermeiden, bietet Business Central die Möglichkeit, Vertreterregelungen zu definieren. So stellen Sie sicher, dass Genehmigungen auch in Abwesenheitszeiten zuverlässig und fristgerecht erfolgen können.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Gehen Sie über die Suchfunktion zur Seite Genehmigungsbenutzer-Einrichtung.
   
   
   
2. Wählen Sie unter der Spalte Stellvertreter einen Benutzer aus.